Дата окончачания журнала регистрации

Санкина, К. Термины и определения. Пункт 65.

Надлежащее ведение документооборота, хранение и поиск документов в организации невозможны без номенклатуры дел. Она устанавливает порядок формирования документов в дела, сроки их хранения и помогает систематизировать делопроизводство. N 82 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г. Трудовой договор контракт , в соответствие с требованиями ст.

Вход на сайт

Санкина, К. Термины и определения. Пункт 65. Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе: обеспечение сохранности документов; организация информационно-поисковых массивов; придание документу юридической силы.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год.

Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера ; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано 234 за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть 234 и они должны быть подобраны систематизированы по номерам. Это и есть обеспечение охраны документов - сколько зарегистрировали, столько и сохранили.

Правила для регистрации В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам. Правило первое: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться: уведомления работников особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора ; трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; личные дела работников; справки , выдаваемые кадровой службой о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма , которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т. В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников , докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.

Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать. Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы. Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать.

Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, "узаконить" приказом руководителя организации. В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой "лично".

Правило второе: основным принципом регистрации является однократность - один документ в пределах одной организации регистрируется один раз. Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения т.

Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы. Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, - наиболее сложный вопрос организации регистрации.

Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов. Однако это не так. Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет.

Приказы об отпусках , командировках , взысканиях - 5 лет. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу , отдельно - об увольнении , отдельно - об отпуске и т. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов?

Это количество документов. Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т. За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов - о предоставлении отпусков. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения.

Но не надо торопиться. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т. Правило четвертое: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Что подтверждает соблюдение этого правила?

Дата на документе - она проставляется от руки, вместе с номером индексом , после того как документ подписан. Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Как разработать систему индексации документов? Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах кроме приложений , на исходящих документах кроме приложений и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности , следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров прием, перевод, увольнение. Но при большой штатной численности и различных категориях персонала специалисты, рабочие, служащие к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала.

Например: "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксл" - служащих; "Ксп" - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре. Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации.

Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом "ЛС", к которому добавляется индекс "ПР" для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; "ПС" - о приеме специалистов ИТР и т.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. Журнальная форма регистрации За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации - в журналах книгах и на карточках. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов книг.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ДЕЗликбез. Как заполнять журнал контроля бактерицидной лампы

Дата начала регистрации договоров [число, месяц, год]. Дата окончания регистрации договоров [число, месяц, год]. Ответственный за ведение журнала. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

Журнал регистрации личных дел работников если они ведутся в организации. Журналы регистрации приказов распоряжений. Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов. Внутри каждого дела приказы распоряжения располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше 250 листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т. Журнал регистрации актов об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. Журналы учета на факультативной основе На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий. Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать: сверхурочные работы; использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска; предоставленные работникам отгулы и т. В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом. Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений бумажную или электронную о следующих событиях: об окончании срока испытания. Согласно ст. В соответствии со ст. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением. Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей. Оформление регистрационного журнала Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное книжное расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Существует неудобство, которое пока не придумал как разрешить. Хочется красивое решение и максимально правильное, с точки зрения эргономики платформы и пользователя.

Выгрузка журнала регистрации сразу после события записи

Примерная форма журнала регистрации заключенных договоров подготовлено экспертами компании "Гарант" Журнал регистрации заключенных договоров [полное наименование предприятия, организации с указанием организационно-правовой формы] Дата начала регистрации договоров [число, месяц, год] Дата окончания регистрации договоров [число, месяц, год] Ответственный за ведение журнала [должность, Ф. Срок действия договора Отметки об изменении, условий договора, продлении, окончании срока действия договора указать дату и N дополнительного соглашения к договору, какие условия изменены, дату окончания действия договора и т. Отметки о наличии споров по исполнению условий договора указать дату и N полученных или направленных претензий, дату и номер ответов на претензии, дату, номер и краткое содержание искового заявления, результат рассмотрения дела в суде, исполнение решения суда Отдел, структурное подразделение, должностные лица и сотрудники предприятия, ответственные за выполнение обязательств по договору Отметка о месте структурном подразделении , где хранится оригинал договора Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения. Заявления Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет. На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат. Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

.

.

Журнал регистрации приказов по личному составу

.

Как правильно вести журналы регистрации

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ДЕЗликбез. Как заполнять журнал генеральных уборок
Похожие публикации