Документооборот в торговле кратко

Унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т.

Список использованной литературы Введение Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Этапы составления графика документооборота и графика учетных работ на предприятии

Приложение 1 Введение Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен1. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Понятие документооборота Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению: -горизонтальные - связывают организации одного уровня -вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих поступающих из других организаций , исходящих отправляемых в другие организации и внутренних созданных и действующих в пределах организации документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются3: формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами; обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Общая структура документационного обеспечения управления Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются рис.

Схема документационного обеспечения управления Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса.

После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Документооборот на предприятии Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера рис. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Различают внешний и внутренний контуры документооборота рис.

Внешний контур начинается с входящих внешних документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие организация отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.

Схема документооборота Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация. Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность то есть документ существует в разных версиях.

Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело.

Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. Классификация документов Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные По гласности - Секретные, сов. Нормативная база делопроизводства Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Нормативная база делопроизводства К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти. Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими.

Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению.

Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. Автоматизация документооборота В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии рис. Эволюция форм документооборота Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме.

Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив. Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов.

Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, то есть такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот Смешанный документооборот рис.

Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде пункт 1 , затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение пункт 2.

Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку пункт 3. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям пункт 4. Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рис. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на фабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку.

Эта схема управленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения".

Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы4. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. На Рязанской чайной фабрике график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. График устанавливает рациональный документооборот, то есть предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.

Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 142 - 1С:Документооборот 2.0 - краткий обзор

Организации, занятые в сфере торговли, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем actiodance.ru найдено: кратко. Пример: Оказал посредническую услугу как физическое лицо. Потом у них что то не сложилось и пытаясь вернуть свои деньги, они обвинили меня в.

Документы являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, поэтому документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета. Таким образом, документирование — это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях. В бухгалтерском учете документы представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей. Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководящий работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

Приложение 1 Введение Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации.

Российский бухгалтер, N 2, 2015 год Вадим Говоров, эксперт журнала Организации, занятые в сфере торговли, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета компании, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений.

Организация документооборота на предприятии

Справка Обязанность вести бухгалтерский учет любой российской организацией не зависит от вида ее экономической деятельности. Однако бухучет в торговле, строительстве или сфере услуг имеет свои особенности. В этой статье рассмотрим, что должен знать и уметь бухгалтер торговой компании, как розничной, так и оптовой. Бухгалтерский учет в торговле — не исключение, он считается одним из самых сложных ответвлений бухгалтерии и требует от бухгалтеров довольно специфических знаний, например в области определения наценки. Ведь торговля изначально является видом деятельности, при котором товары покупаются по одной цене, а продаются уже по другой. При этом товаром называется любой актив, приобретенный для перепродажи.

Документооборот в торговле кратко

Унифицированная система документации по труду 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов распорядительного и оправдательного. Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т. Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. Приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам. Другой пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы.

Товарно-транспортная накладная оформляется в двух экземплярах. Один из них остается у материально ответственного лица со стороны поставщика, а второй — передается материально ответственному лицу получателю товара.

.

Документооборот в торговле

.

Документы и документооборот в торговой организации

.

Бухучет в торговле

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве
Похожие публикации