Правила оформления протокола собрания шаблон

ПОВЕСТКА ДНЯ Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А. А предложил: 1.

Протокол Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Правила оформления протокола собрания шаблон

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми Текст выступления: Медведев В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты.

Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать.

Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.

Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию.

Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г.

Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем. Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого - в финансовый отдел, третьего - в административно-хозяйственную службу и отдел МТО.

Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. Проверку можно провести в течение 3-5 дней. Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме: 1 Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании 2 Филиал в г.

Перми Что делает делал? Перми, направив трех работников организации В течение этого года Положительных результатов нет И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета.

Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет. К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды - бухгалтерия головной организации.

Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно. В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.

В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам.

Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом: РЕШИЛИ: Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Ответственный исполнитель - Медведев В. Янковая, канд. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия.

Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более. Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде например, презентации, пояснительные записки и т.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц. Не тратьте время на изобличение виновных.

Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе. При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации: Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия. На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть: Приобретение новой поточной линии; Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования; Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков; Материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит. Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся.

Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения. Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени.

Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания. Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников.

Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря. Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы.

По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить. Как всех оповестить Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия. Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма с уведомлением о доставке и прочтении , личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т. Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу Пример 1. Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Рассадка участников совещания Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать: Высшие чиновники города, области, края, республики, федерации ; Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. Пример 2 Схема рассадки Именные карточки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф.

Именная карточка для участника совещания Бейджи В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи нагрудные карточки , на которых следует указать: Ф. На бейдже также могут быть: Логотип организации, которую представляет участник; Логотип эмблема мероприятия совещания, конференции и др.

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи рис.

Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день. Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Перерывы Если продолжительность совещания превышает астрономический час 60 минут , то необходимо делать перерывы через каждый академический час 45 минут.

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски бутерброды, фрукты, сладости и напитки чай, кофе, соки, минеральную воду и т. Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление протокола общего собрания в соответствии с Приказом Минстроя от 28.01.2019 N 44/пр

Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям "​Правил парламентской процедуры" Генри М. Роберта и включает в себя. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Пример оформления краткого протокола. Рис. 2.

Протокол общего собрания собственников многоквартирного дома — это официальный документ, фиксирующий ход мероприятия и в краткой форме отражающий его содержание и принятые решения. Немногие знают, что владельцы квадратных метров в многоквартирном доме МКД могут распоряжаться всем этим имуществом. Для этого организуется встреча собственников. Общее собрания собственников является органом управления многоквартирным домом. Его цель — обсуждение задач и принятие решений по каждому пункту, вынесенному на обсуждение. Для документирования результатов ведется протокол общего собрания собственников многоквартирного дома. Правила проведения собрания В соответствии со ст. Если проведение встречи организуется управляющей компанией или владельцем, необходимо за десять дней до назначенной даты вручить всем участникам уведомления, где будет сказано, когда, где и во сколько будет проходить это мероприятие, а также перечислены все темы повестки дня. Заранее готовится и черновик протокола, который позже будет скорректирован и дополнен. Если мероприятие организуется в заочной или очно-заочной форме, то к уведомлению прикладывается бланк для голосования, прописывается, к какому числу и куда его надо передать. В мероприятии должны принимать участие: председательствующий; приглашенные лица представитель управляющей компании, администрации и другие. Расчет кворума — дело ответственное и непростое. Собственник обладает количеством голосов, пропорциональным доле занимаемой им площади в общей площади дома ст. Для кворума нужно, чтобы на мероприятие пришли собственники более 2500 кв. Полномочия собрания собственников жилья На основании ст. Все темы, вынесенные на обсуждение, должны быть отражены в протоколе: форма протокола общего собрания собственников многоквартирного дома утверждается собранием, а значит, это еще один вид полномочий. Процедура голосования Во время очного голосования участники должны присутствовать лично. Допускаются к голосованию только собственники, предъявившие паспорт и документ, подтверждающий право собственности это может быть выписка из ЕГРП, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и другие.

Общие положения 1.

Скачать пустой бланк протокола совещания. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Как правильно составить протокол собрания образец

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания; Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф. Указывается Ф. Фиксируется Ф. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию.

Как вести протокол заседания. Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми Текст выступления: Медведев В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась.

Не будет считаться ошибкой, если секретарь укажет и другой вид.

.

Протокол совещания

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно составить и оформить ПРОТОКОЛ заседания?
Похожие публикации