Опись документов в архив образец

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела: постоянного хранения; временного более 10 лет хранения; по личному составу; Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек один из них является председателем. Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием: причин сдачи в архив например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.

В соответствии с требованиями этого регламента: Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером. Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения. Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Составление описей — это важный этап в архивной обработке и упорядочении документов , целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление. Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке организации если таковой имеется.

Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам. В любом случае наименование организации должно быть указано. Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. Если в организации составление описей ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи. Заполните все перечисленные поля. При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу.

Под таблицей напишите, сколько итого листов, документов или экземпляров вы включаете в опись. Пропишите цифрами и прописью: 3 три , 25 двадцать пять. Завершите составление описи подписями руководителей организации, так или иначе ответственных за оформление данной описи инспектор отдела кадров, заведующий производством и т. Пропишите полностью наименование должности руководителя и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если необходимо, включите в документ Ф.

Укажите также дату составления документа. Она может быть расположена как в конце, так и в начале описи, как слева, так и справа документа. Печать организации на описи не ставится. Опись документов составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой предъявляется по месту требования.

Образцы описей документов:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи. Опись документов в архив составляется по установленной форме, в статье приводится образец сдаточной описи дел структурного подразделения с.

Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см. Пример 10. Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013—2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. График передачи дел из подразделений в архив организации см. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов. Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить: описи документов и дел своего подразделения по годовым разделам и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы: Таблица 1 Группы дел СвернутьПоказать В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел полная или частичная3 и формируются соответствующие описи дел см. Пример 9.

К записи 198 комментариев Ирина 27 04 2015 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте. Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия.

Как составить опись передаваемых документов

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

Опись документов в архив

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу. Нормы составления Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны. Бланк должен включать в себя следующие сведения: Наименования передающей компании и адресата, например Ф. Дата составления. Собственно список в форме таблицы, с указанием: номера; полного наименования акта; количества его экземпляров; количества листов.

Составление описей — это важный этап в архивной обработке и упорядочении документов , целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление. Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке организации если таковой имеется.

.

Опись документов

.

Архивная опись: образец и правила составления

.

Образец архивной описи

.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Похожие публикации